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Recruitment Privacy Policy

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FormFactor, Inc., including its subsidiaries (“FormFactor,” “us,” or “we”), is committed to protecting your privacy. This Recruitment Privacy Policy (“Policy”) describes how we handle and protect your personal data in connection with our recruiting efforts and processes.  Personal data collected during the recruitment process will be used only for recruitment purposes.

Note to California Residents: If you reside in the State of California in the United States, please click here for additional California-specific privacy disclosures.

1. What information do we collect?

FormFactor collects information about you in relation to the recruitment process. This may include:

  • Your name, address and contact details, including email address and telephone number, and copies of forms of identification;
  • Details of your qualifications, skills, experience, employment history, references, work eligibility information, and any other information you may provide including your resume or cover letter;
  • Information about your desired salary and other job preferences;
  • Information relating to accommodations that you may request during the recruiting process and other needs;
  • Depending on the location and position you are applying for, your race, gender, and veteran status (the provision of such information is optional and not used as a basis for employment decisions);
  • Information from references, or third-party data providers who have the rights to provide information found in publicly available sources, such as information related to background checks;
  • Details derived from interviews and outcomes of completed recruitment activities;
  • Technical information collected during your use of our recruiting website and third-party provider’s website including your user identification (for more information see our website Privacy Policy).

2. Why does FormFactor process personal data for recruitment?

FormFactor collects and uses your information during the recruitment process for the purposes described below.

We process your information to consider you for employment opportunities with us, including:

  • To receive, review and reply to your application;
  • To verify the information you or others provide, and to check your references;
  • To assess your suitability for the opportunity you applied for, and in certain cases, for other opportunities with us;
  • To facilitate the interview and offer process;
  • If you were referred, to inform the referrer of the status and final outcome of your application;
  • Where we have identified you as a potential candidate from information that we have collected from public sources, to suggest suitable opportunities for you with us.

We process your information to communicate with you about opportunities.

We may consider you for current and future opportunities, and may contact you from time to time to ask you for updates on your job search. You can opt-out of these communications at any time.

We process your information to operate and improve our recruiting processes, including:

  • To manage and improve our application processes;
  • To analyze and report on our recruiting processes;
  • To prepare information required for legal compliance;
  • To enable background verifications as described to you and as permitted by applicable laws.

Personal data may also be processed for other reasons you have consented to, or in cases where we are legally allowed to do so.

3. What is FormFactor’s legal basis for processing personal data in the recruitment process?

Our legal basis for processing personal data in the recruitment process includes one or more of the following:

  • As necessary to prepare and enter into an employment contract with you;
  • Consistent with specific consents, which you may revoke at any time;
  • As necessary to comply with our legal obligations;
  • To protect your vital interests, or those of others;
  • As necessary for our legitimate interests or the legitimate interests of a third party, including our interests in considering candidates for current and future employment opportunities, and in managing and improving our recruitment and hiring processes, unless those interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms which require protection of personal data.

Data with special protections: Information such as health information, is subject to special protections under EU law and the law of other jurisdictions. We may process such data where necessary for the establishment, exercise or defense of a legal claim by us, with your explicit consent, or where necessary for the purpose of carrying out our obligations, and for the exercise of our rights or your rights.

Personal data that is subject to special protections under EU law include personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, and the processing of genetic and biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health, or data concerning a natural person’s sex life or sexual orientation.

4. Who has access to your personal data?

Your information is shared internally in our organization for the purposes of our recruitment process. This includes sharing information with members of the Human Resources department and various other departments if access to the data is necessary for the performance of their roles. To support our recruiting efforts, we share information with our subsidiaries, such as FormFactor GmbH, FormFactor Singapore Pte. Ltd., FormFactor Beaverton, Inc., and Microprobe Incorporated.

We work with third parties who provide tools and systems, and who help us operate and improve our recruiting process, as permitted by law, including:

  • Recruitment and staffing service providers;
  • Job application platform providers;
  • Vendors facilitating interview travel booking and expenses;
  • Professional advisors, lawyers and consultants.

These third parties are required to protect the information they receive with appropriate security measures, and only to use the information as necessary to provide the service.

5. How does FormFactor transfer your personal data?

As we are headquartered in the United States and operate globally, information you provide may be processed and stored in the United States and in other jurisdictions. If you are in the EU or European Economic Areas (“EEA”), this may mean that your personal information will be stored in a jurisdiction that offers a level of protection that may, in certain instances, be less protective of your personal information than in the EU and EEA. These transfers of personal information take place using an acceptable data transfer mechanism, such as the EU Standard Contractual Clauses or binding corporate rules.

6. How does FormFactor protect your data?

We implement appropriate technical and organizational security measures to protect your personal information against accidental or unlawful destruction, loss, change or damage, even though no security system is impenetrable. Personal information that we collect will be stored on secure servers, and restricted to persons having a justified need to access the information.

7. How long does FormFactor keep data?

We retain information so long as appropriate to consider you for current and future employment opportunities, in order to comply with our legal obligations, to evidence our rights and obligations, or as necessary for our legitimate interests.

8. What are your rights under the GDPR?

If you are an EU data subject, you have the following rights concerning your personal data that we store, where required by law:

  • Right of access. The right to obtain access to your personal data.
  • Right to rectification. The right to obtain rectification of your personal data without undue delay where that personal data is inaccurate or incomplete.
  • Right to erasure. The right to request us to erase your personal data when it is no longer necessary for the purposes for which we have collected it; you have withdrawn your consent and no other legal ground for the processing exists; you objected and no overriding legitimate grounds for the processing exists; the processing is unlawful; or erasure is required to comply with a legal obligation.
  • Right to restriction. The right to obtain restriction of the processing undertaken by us of your personal data in certain circumstances, such as, where the accuracy of the personal information is contested by you.
  • Right to portability. The right to move, copy or transfer personal data from one organization to another.
  • Right to object: You have the right to object to the processing of your personal data for compelling and legitimate reasons if the processing is based on our legitimate interest.

If you wish to exercise one of these rights, please contact us using the contact details listed below.

In addition, EU data subjects also have the right to lodge a complaint with the local data protection authority. Further information about how to contact your local data protection authority is available at http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm.

9. Who Should I Contact with Questions?

If you have any questions or concerns about this Policy or if you want to exercise your rights, please send an email to [email protected] or write to us at: FormFactor, Inc., Attn. Legal & Compliance, 7005 Southfront Road, Livermore, CA 94551, USA.

For inquiries regarding FormFactor’s activities under the GDPR in Germany, you may also want to contact our Data Compliance Officer in Germany:

Ralko Nebelung
Koenigsbruecker Landstr. 29
01109 Dresden, Germany
Email: [email protected]

10. Policy Updates

We may make changes to this Policy from time to time. When we change the Policy in a material manner, we will take appropriate steps to alert visitors of the update.  Please review our policies regularly. To the fullest extent permitted under law, by using our careers page, you consent to this Policy.

Deutsch

Datenschutzrichtlinie für die Personalbeschaffung

FormFactor, Inc. und seine Tochtergesellschaften (im Folgenden „FormFactor“ bzw. „uns“, oder „wir“) haben sich dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet.

Diese Datenschutzrichtlinie für die Personalbeschaffung („Richtlinie“) beschreibt unseren verantwortlichen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Personalbeschaffungsverfahren. Die während des Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für Einstellungszwecke verwendet.

1. Welche Informationen werden erfasst?

FormFactor erfasst Informationen über Sie zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Dazu gehören:

  • Ihr Name, Ihre Adress- und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer, und Kopien von Ausweisdokumenten
  • Angaben zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten/Fertigkeiten, beruflichen Erfahrungen und vorherigen Beschäftigungsverhältnissen sowie Arbeitszeugnisse, Ihre Arbeitserlaubnis und sonstige Informationen, die Sie gegebenenfalls einreichen, einschließlich Ihres Lebenslaufs und Anschreibens
  • Informationen über Ihre Gehaltswünsche und andere Präferenzen im Hinblick auf die Stelle
  • Informationen in Bezug auf Unterkünfte und sonstige Anfragen, die Sie während des Bewerbungsprozesses an uns richten
  • Je nach Standort und Stelle, für die Sie sich bewerben, Informationen über Ihre ethnische Herkunft, Ihr Geschlecht und Ihren Veteranenstatus (diese Angaben sind freiwillig und werden nicht als Grundlage für Beschäftigungsentscheidungen herangezogen)
  • Informationen aus Arbeitszeugnissen oder aus Datenquellen von dritter Seite, die das Recht haben, Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen zur Verfügung zu stellen, z. B. Informationen aus Zuverlässigkeitsprüfungen
  • Informationen aus Interviews und abgeschlossenen Aktivitäten und Verfahren im Rahmen der Personalbeschaffung
  • Technische Informationen, die Sie während Ihrer Nutzung unserer Bewerbungswebsite oder der Website eines anderen Anbieters angeben, einschließlich Ihrer Benutzerkennung (weitere Informationen finden Sie in unserer Website-Datenschutzrichtlinie).

2. Warum verarbeitet FormFactor bei der Personalbeschaffung personenbezogene Daten?

FormFactor erfasst und verwendet während des Personalbeschaffungsprozesses Informationen über Sie für die unten beschriebenen Zwecke.

Wir verarbeiten Ihre Informationen mit Hinblick auf Beschäftigungsmöglichkeiten, die wir Ihnen anbieten, unter anderem um:

  • Ihre Bewerbung zu erhalten, zu überprüfen und zu beantworten
  • die von Ihnen oder anderen bereitgestellten Informationen (darunter Ihre Arbeitszeugnisse) zu überprüfen
  • Ihre Eignung für die beworbene Stelle und gegebenenfalls für eine andere mögliche Stelle bei uns zu beurteilen
  • Vorstellungsgespräche und Auswahlverfahren durchzuführen
  • (falls Sie auf Empfehlung kommen) Ihren Referenzkontakt über den Status und das Ergebnis Ihrer Bewerbung zu informieren
  • Ihnen geeignete Stellen vorzuschlagen, wenn wir Sie anhand von Informationen aus öffentlichen Quellen als potenziellen Kandidaten ermittelt haben

Wir verarbeiten Ihre Informationen, um mit Ihnen über Stellenangebote zu korrespondieren.

Wir ziehen Sie möglicherweise für aktuelle oder zukünftige Stellenangebote in Betracht und behalten uns vor, Sie gelegentlich zu kontaktieren, um uns nach Neuigkeiten zu Ihrer Stellensuche zu erkundigen. Sie können sich jederzeit gegen diese Form der Korrespondenz entscheiden.

Wir verarbeiten Ihre Informationen im Rahmen der Ausführung und Verbesserung unserer Personalbeschaffungsprozesse, um:

  • unsere Bewerbungsverfahren zu verwalten und zu verbessern
  • unsere Personalbeschaffungsprozesse zu analysieren und Berichte darüber zu erstellen
  • Informationen vorzubereiten, die für die Einhaltung von Gesetzen erforderlich sind
  • Zuverlässigkeitsprüfungen zu veranlassen, über die wir Sie zuvor unterrichten und die nach geltendem Gesetz zulässig sind

Personenbezogene Daten können von uns auch aus anderen Gründen verarbeitet werden, denen Sie zugestimmt haben oder die uns gesetzlich dazu berechtigen.

3. Auf welche rechtliche Grundlage stützt sich FormFactor für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsprozess?

Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsprozess ergibt sich aus einem oder mehreren der folgenden Gründe:

  • Um einen Arbeitsvertrag für Sie vorzubereiten und abzuschließen
  • Sofern Sie eine entsprechende Zustimmung erteilt haben, die Sie jederzeit widerrufen können
  • Soweit es notwendig ist, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen
  • Um Ihre lebensnotwendigen Interessen oder die anderer zu schützen
  • Sofern es für unsere legitimen Interessen oder die legitimen Interessen Dritter erforderlich ist, einschließlich unserer Interessen bei der Auswahl von Kandidaten für aktuelle und zukünftige Stellenbesetzungen und bei der Verwaltung und Verbesserung unserer Personalbeschaffungs- und Einstellungsverfahren, sofern diese Interessen nicht durch Ihre Interessen oder Grundrechte und Freiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, außer Kraft gesetzt werden.

Besonders schützenswerte Daten: Informationen wie Gesundheitsdaten müssen nach EU-Recht und nach Rechtsordnung anderer Länder unter einen besonderen Schutz gestellt werden. Wir dürfen diese Daten verarbeiten, soweit dies für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruches durch uns erforderlich ist und sofern Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben oder wenn dies zur Erfüllung unserer Pflichten sowie zur Ausübung unserer Rechte oder Ihrer Rechte erforderlich ist.

Zu den personenbezogenen Daten, die nach EU-Recht besonderen Schutz genießen, gehören personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

4. Wer hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden intern in unserem Unternehmen für Beschäftigungszwecke weitergegeben. Dies beinhaltet den Austausch von Informationen mit Mitgliedern der Personalabteilung und verschiedener anderer Abteilungen, wenn der Zugriff auf die Daten für die Ausübung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Zur Erleichterung unserer Personalbeschaffungsaktivitäten teilen wir Informationen mit unseren Tochtergesellschaften, wie der FormFactor GmbH, der
FormFactor Singapore Pte. Ltd., FormFactor Beaverton, Inc. und Microprobe Incorporated.

Soweit im Einklang mit geltenden Gesetzen arbeiten wir mit externen Anbietern zusammen, die Tools und Systeme bereitstellen und uns bei der Durchführung und Verbesserung von Personalbeschaffungsaktivitäten helfen, darunter:

  • Personalbeschaffungs- und -vermittlungsagenturen
  • Anbieter von Bewerbungsplattformen
  • Anbieter zur Reisebuchung und Abwicklung von Kostenabrechnungen für Vorstellungsgespräche
  • Personalberater, Anwälte und sonstige Berater

Diese externen Dienstleister sind verpflichtet, die erhaltenen Informationen durch angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu schützen und nur solche Informationen zu verwenden, die zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.

5. Wie übermittelt FormFactor Ihre personenbezogenen Daten?

Da wir unseren Hauptsitz in den USA haben und weltweit tätig sind, können die von Ihnen bereitgestellten Informationen in den USA und in anderen Ländern verarbeitet und gespeichert werden. Wenn Sie sich in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) befinden, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise unter einer Rechtsordnung gespeichert, in der das Datenschutzniveau nicht dem hohen Standard der EU- oder EWR-Staaten entspricht. Die Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt gemäß einem angemessenen Datenübertragungssystem, beispielsweise den EU-Standardvertragsklauseln oder verbindlichen Unternehmensregeln.

6. Wie schützt FormFactor Ihre Daten?

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder unrechtmäßige Formen von Zerstörung, Verlust, Veränderung oder Beschädigung zu schützen, wobei kein Sicherheitssystem unfehlbar ist. Die von uns erfassten personenbezogenen Informationen werden auf sicheren Servern gespeichert, deren Bedienung auf Personen beschränkt ist, die befugt sind, auf die Informationen zuzugreifen.

7. Wie lange speichert FormFactor Ihre Daten?

Wir bewahren Informationen so lange auf, wie es angemessen ist, um Sie für aktuelle und zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten zu berücksichtigen, unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, unsere Rechte und Pflichten zu wahren oder unsere legitimen Interessen zu erfüllen.

8. Welche Rechte haben Sie unter der DSGVO?

Als in der EU ansässige betroffene Person haben Sie die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten (sofern gesetzlich vorgeschrieben):

  • Recht auf Zugriff: Das Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogene Daten.
  • Recht auf Berichtigung: Das Recht auf unverzügliche Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn diese ungenau oder unvollständig sind.
  • Recht auf Löschung: Das Recht, uns mit der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beauftragen, wenn diese für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind; Sie Ihre Zustimmung widerrufen haben und keine anderen rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung vorliegen; Sie Einwände erhoben haben und keine zwingenden legitimen Gründe für die Verarbeitung vorliegen; die Verarbeitung rechtswidrig ist oder die Löschung erforderlich ist, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.
  • Recht auf Einschränkung: Das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen zu verlangen, z. B. wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen angefochten wird.
  • Recht auf Übertragbarkeit: Das Recht, personenbezogene Daten von einem Unternehmen zu einem anderen zu verschieben, zu kopieren oder zu übertragen.
  • Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus zwingenden und berechtigten Gründen zu widersprechen, wenn die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die unten aufgeführten Kontaktinformationen.

Darüber hinaus haben betroffene Personen aus der EU das Recht, bei der örtlichen Datenschutzbehörde Beschwerde einzureichen. Weitere Informationen zur Kontaktaufnahme mit Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde finden Sie unter http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm.

9. An wen soll ich mich mit meinen Fragen wenden?

Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Richtlinie haben oder wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected] oder schreiben Sie uns an: FormFactor, Inc., Attn. Legal & Compliance, 7005 Southfront Road, Livermore, CA 94551, USA.

Für Anfragen bezüglich der Betriebstätigkeiten von FormFactor gemäß der DSGVO in Deutschland können Sie sich auch an unseren zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:

Ralko Nebelung
Koenigsbruecker Landstr. 29
01109 Dresden, Germany
Email: [email protected]

10. Richtlinienänderungen

Wir können jederzeit Änderungen an dieser Richtlinie vornehmen. Wenn wir diese Richtlinie in wesentlichen Punkten ändern, werden wir angemessene Schritte unternehmen, um Besucher unserer Website darüber zu informieren. Bitte überprüfen Sie unsere Richtlinien regelmäßig. Soweit gesetzlich zulässig, stimmen Sie durch Nutzung unserer Karriereseite dieser Richtlinie zu.